Facturen en btw: automatisch goed geregeld

Wat er op de factuur staat

Een factuur maken is het soort werk waar je niet vrolijk van wordt en dat toch moet. Bij elke bestelling maakt het systeem er zelf een, met jouw gegevens erop en het juiste tarief per regel. Je klant krijgt hem meteen, jij hoeft er niet naar om te kijken.

Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer staan bovenaan, met de gegevens van je klant ernaast. Daaronder staan de regels van de bestelling, elk met het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag. Onderaan het totaal. Kocht iemand er een order bump bij, dan staat die als aparte regel vermeld. De nummering loopt door zonder gaten, zodat je administratie klopt als er ooit iemand meekijkt.

Het juiste tarief per regel

Niet alles valt onder hetzelfde tarief. Een training kan anders belast zijn dan een boek of een dienst. Je stelt per product in welk tarief erbij hoort en dat wordt per regel gerekend, niet over het totaal. Verkoop je aan een klant in een ander land, dan speelt de vraag of je btw moet rekenen of juist niet. Wij rekenen met wat jij instelt en zetten dat zichtbaar op de factuur, zodat jij of je boekhouder het kunt controleren.

Openstaande bedragen bijhouden

Betaalt iemand niet meteen, bijvoorbeeld bij een termijnbetaling of een mislukte incasso, dan blijft die post openstaan in je overzicht. Je ziet in één scherm wat er binnen is en wat niet, met de datum erbij. Herinneringen gaan automatisch naar je klant, dus je hoeft zelf niet die vervelende mail te schrijven. Betaalt hij alsnog, dan wordt de post afgeboekt zonder dat jij iets hoeft aan te vinken.

Klaar voor je boekhouding

Alle facturen staan bij elkaar en zijn te downloaden, los of gebundeld over een periode. Werk je met een boekhouder, dan lever je die bundel aan het eind van het kwartaal aan. Zoek je iets terug, dan filter je op klant, datum of bedrag. Omdat de facturen automatisch ontstaan uit de bestellingen, kan er ook geen verschil ontstaan tussen wat je hebt verkocht en wat je hebt gefactureerd.

Verkoop je aan particulieren en aan bedrijven door elkaar, dan houdt het systeem dat uit elkaar. Bij een zakelijke klant komt zijn bedrijfsnaam en btw-nummer op de factuur te staan, bij een particulier blijft dat weg. Dat scheelt correcties achteraf, want een factuur aanpassen nadat hij verstuurd is, mag niet zomaar.