Btw en je administratie: wat vanzelf gaat en wat jij doet
Administratie is voor bijna niemand het leukste deel van ondernemen. Het goede nieuws is dat het meeste vanzelf gaat zodra je verkopen door één systeem lopen. Dit is wat je krijgt en wat je zelf moet doen.
Wat er automatisch gebeurt
Bij elke bestelling ontstaat een factuur met jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, plus de gegevens van je klant. De regels staan er los op, elk met het bedrag zonder btw, het tarief en het btw-bedrag. Onderaan het totaal.
De nummering loopt door zonder gaten. Dat klinkt als een detail, maar het is precies waar iemand op let als je administratie ooit wordt bekeken. Een factuur aanpassen nadat hij verstuurd is, mag niet zomaar; daarvoor maak je een creditfactuur die naar de oorspronkelijke verwijst.
Ook bij een terugbetaling blijft het kloppen. Draai je een verkoop terug, dan hoort daar een creditfactuur bij die naar de oorspronkelijke verwijst. Zo blijft de reeks zonder gaten en is later te zien wat er is gebeurd, in plaats van dat er een factuur ontbreekt zonder uitleg.
Het juiste tarief per regel
Niet alles valt onder hetzelfde tarief. Je stelt per product in wat erbij hoort en dat wordt per regel gerekend, niet over het totaal. Verkoop je een training met een werkboek erbij, dan kunnen die twee dus verschillend belast zijn.
Verkoop je aan klanten buiten Nederland, dan kan het zijn dat je geen btw hoeft te rekenen of juist het tarief van het land van je klant. Dat is een vraag voor je boekhouder. Wij rekenen met wat jij instelt en zetten het zichtbaar op de factuur, zodat het te controleren is.
Aan het eind van het kwartaal
Alle facturen staan bij elkaar en zijn te downloaden, los of gebundeld over een periode. Werk je met een boekhouder, dan lever je die bundel aan en ben je klaar. Zoek je iets terug, dan filter je op klant, datum of bedrag.
Omdat de facturen ontstaan uit de bestellingen zelf, kan er geen verschil ontstaan tussen wat je hebt verkocht en wat je hebt gefactureerd. Dat scheelt het rechttrekken achteraf, wat meestal het echte werk is.
Waar je zelf op moet letten
Zet je bedrijfsgegevens goed neer voordat je de eerste verkoop doet, want die staan op elke factuur. Controleer daarna één factuur helemaal: klopt het adres, klopt het btw-nummer, klopt het tarief.
Houd verder de openstaande bedragen in de gaten. Bij termijnbetalingen en abonnementen kan een betaling mislukken, bijvoorbeeld door een verlopen kaart. De herinnering gaat automatisch, maar het blijft jouw geld dat nog binnen moet komen.
Laat je facturen vanzelf ontstaan
Elke verkoop een nette factuur met het juiste tarief, zonder dat je er iets voor doet.
